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Políticas y Procedimientos para la Protección y Tratamiento de Datos Personales - Nuva S.A.S

1. PROPÓSITO.

Nuva S.A.S., sociedad domiciliada en Medellín, identificada con el NIT 900.480.786-3, expide la presente política en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario Sectorial 1074 de 2015 sobre el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que Nuva S.A.S., como responsable del manejo de datos personales, realice el tratamiento de los mismos cumpliendo con la normatividad aplicable, garantizando asimismo los derechos de los titulares de los datos.

En esta política, Nuva S.A.S. establece las pautas necesarias para proteger los Datos Personales de los Titulares, así como la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los Titulares, el área responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información por parte de los titulares.

2. RESPONSABLE.

El responsable del cumplimiento de la Ley de Protección de Datos y de la observación de esta Política es el área de Gestión Administrativa de Nuva S.A.S., a continuación se detalla la información de contacto:

  • Razón Social: Nuva S.A.S.

  • Responsable: Gestión Administrativa.

  • Dirección: Carrera 43 A # 17 106

  • Ciudad: Medellín

  • Correo Electrónico: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.

  • Teléfono: 018000423888

3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán los siguientes principios:

  1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: Todo tratamiento de datos personales está regulado por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

  2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con las actividades que estén relacionadas en la presente política.

  3. Principio de libertad: Las actividades de tratamiento al cual serán sometidos los datos personales regidos por la presente política, se ejecutarán únicamente cuando el titular de los mismos haya emitido, de manera previa o expresa, autorización para tal fin, salvo que sean de aquellos que, en virtud de lo dispuesto por el artículo 10 de la ley 1581 de 2012, no requieran autorización del titular.

Lo anterior no es limitante para que, en cualquier momento, el titular del dato personal solicite la supresión del mismo.

  1. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, salvo que el titular así lo autorice.

  2. Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, Nuva S.A.S. garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

  3. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de Nuva S.A.S., será de medio.

  4. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  5. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

4. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.

Nuva S.A.S. trata los datos personales de sus clientes, aliados, empleados, funcionarios, contratistas y proveedores dentro del desarrollo de sus actividades. Esto lo realiza directamente, a través de sus empleados, funcionarios o por parte de mandatarios encargados de ello.

Asimismo, comparte los datos con terceros ubicados en Colombia y en exterior con quienes se celebra contratos para la transferencia y/o transmisión de datos personales, según corresponda, con el propósito de mantenerlos seguros y protegidos de conformidad con las reglas y estándares aplicables.

Nuva S.A.S. tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y por autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla.

En todo momento los titulares podrán, de manera gratuita, conocer, actualizar, rectificar y corregir su información personal de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

En desarrollo del principio de finalidad, la recolección de datos personales por parte de Nuva S.A.S. se limita a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para cumplir con las finalidades expresadas en la presente política. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.

El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la Ley y se realiza con las siguientes finalidades específicas:

  1. Realizar el envío de información relacionada con los servicios, productos, actividades, noticias, eventos, contenidos y demás bienes o servicios ofrecidos por Nuva S.A.S.

  2. Desarrollar la misión de Nuva S.A.S. conforme a sus estatutos, dentro y fuera del territorio nacional.

  3. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex-empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.

  4. Realización de procesos de selección y promoción de personal.

  5. La ejecución de actividades relacionadas con el vínculo laboral con sus empleados.

  6. Cumplimiento de obligaciones derivadas de contratos laborales vigentes.

  7. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.

  8. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de Nuva S.A.S.

  9. Mantener en contacto a ex-clientes o ex-usuarios.

  10. Cumplir todos sus compromisos contractuales.

  11. Permitir el acceso a la información sobre peticiones, quejas y reclamos presentados por los usuarios, clientes, aliados, contratistas y proveedores con ocasión de actividades desarrolladas por Nuva S.A.S..

  12. Usos contables, administrativos, comerciales, informativos, de mercadeo y ventas.

  13. La transmisión de datos personales a encargados para su almacenamiento en servidores ubicados dentro y/o fuera de Colombia.

  14. Cualquier otra finalidad que corresponda según el vínculo que se genere entre los titulares de los datos personales y la compañía.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

  1. Solicitar, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable o los encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

  3. Ser informado por el responsable o por el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha sido dado a sus datos personales.

  4. Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones a la Ley.

  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.

 

De acuerdo con el artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto Único 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

6. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES.

Los Titulares de datos personales deben dirigir sus solicitudes o reclamos al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. .

1. Procedimiento para solicitudes y consultas: Nuva S.A.S., debe atender las solicitudes y consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se reciba la solicitud. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud o consulta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Procedimiento en caso de reclamos: El titular o causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a Nuva S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Oficina de Protección y Tratamiento de Datos Personales, al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, los datos de contacto, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

  2. El término máximo para atender el reclamo será de veinte (20) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

3. Procedimiento para la revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a Nuva S.A.S., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015 y el Procedimiento indicado en esta Política.

Si vencido el término legal respectivo, Nuva S.A.S., no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

No obstante lo anterior, de acuerdo con los artículo 2.2.2.25.2.6 y 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

7. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

Nuva S.A.S., solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento Nuva S.A.S., o el encargado del tratamiento, según corresponda, procederán a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

8. AUTORIZACIÓN

Nuva S.A.S. recibirá la autorización para el tratamiento de datos personales mediante documento escrito y/o a través de su sitio web. Para ello el titular podrá dar su consentimiento de forma escrita, verbal o por conductas inequívocas.

El contenido de la autorización es el siguiente:

Nuva S.A.S. recolectará datos personales del titular, tales como su nombre, correo electrónico, datos de contacto y demás datos que el propio titular desee suministrar.

El titular manifiesta haber leído el Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección y Tratamiento de Datos personales de Nuva S.A.S.. En consecuencia reconoce haber sido informado acerca de las finalidades específicas del tratamiento y otorga su autorización expresa para el tratamiento de sus datos personales, incluida la autorización expresa de transferencia y transmisión internacional de sus datos personales, dentro de las finalidades comunicadas en el presente documento.

Para los titulares quienes opten por dar la autorización a través del sitio web, su consentimiento expreso se dará en el momento en que se diligencie los formularios de contacto y acepten la Política de Tratamiento de Datos Personales. Este acto será considerado una conducta inequívoca suficiente para concluir de forma razonable que la autorización fue expresamente otorgada.

9. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.

 

La presente política entra en vigencia a partir de la fecha de creación y publicación de la misma.