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Un Poco Sobre la Intranet

“Para que una Intranet tenga éxito son necesarias dos condiciones: el compromiso de la dirección y que contribuya a la mejora de los procesos y productos para que la organización pueda realizar su misión eficientemente”.

Adela d’Alòs-Moner.

Intranet Google Apps

El origen de la Intranet data del ‘92, cuando empleados de SunMicrosystems vieron el potencial de la Web como herramienta para apoyar lo procesos administrativos. Posteriormente en el ‘94 Netscape formaliza su participación en el mercado lo cual da una señalización de inicio tecnológico en el mercado y en el ‘96 empieza el crecimiento vertiginoso de la adopción de esta modelo en las empresas del mundo. Aspectos como la administración centralizada, los bajos costes de implementación, la rapidez de ponerla en funcionamiento coadyudaron dicha aceleración.

La adopción creciente en el uso de redes privadas para la gestión de información al interior de las empresas, es una tendencia cada vez más marcada en las organizaciones. Sin embargo, los beneficios percibidos por la alta dirección suelen ser bajos y destacan como principales razones un diseño de intranet sin tener en cuenta las necesidades del negocio o que la intranet no ha logrado permear ni mutar la cultura de la organización. Pese a la masiva adopción, en el mercado se observa un ligero “sin sabor” sobre el éxito esperado y el potencial real de estas herramientas. La adecuada adopción, entendimiento y compromisos son factores relevantes para tender al éxito y sacar el máximo provecho a estas herramientas.

La intranet, es un concepto que trasciende más allá de un definción tecnológica. La tecnología es el soporte que permite una forma de comunicarse y de organizar las actividades empresariales, que conlleve a una mejora de la cultura organizacional. En ocasiones la visión netamente tecnológica ha hecho perder la concepción básica en cuanto a la gestión de información organizacional. 

 

PROCEDIMIENTO LÓGICO EN EL DESARROLLO DE LA INTRANET

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Estrategia y Objetivos:

El desarrollo de este medio de comunicación debe partir desde lo más básico (que se obvia en ocasiones) y comprende un objetivo y estrategia global. Se responde: hacia dónde se quiere ir, qué se quiere conseguir y cómo. Qué se quiere conseguir? Principalmente las empresas buscan como beneficios centrales mejorar los procesos, productos y servicios. E igualmente encajan objetivos como motivación de los colaboradores, mejorar información de clientes, compartir y nivelación de conocimientos, tener esquemas para compartir temas de actualidad, entre otros.

La ejecución bien realizada es vital, el orden es piedra angular para el éxito y maximización de los beneficios. Se deberá esbozar en el marco estratégico los roles responsables de la dirección del proyecto, el responsable de los contenidos, el soporte técnico, los filtros de acceso, las asignaciones de seguridad entre otros. Delegar/empoderar y distribuir serán conceptos vitales para la implementación óptima. Una característica perenne de una intranet consiste en la transversalidad a la empresa, un equipo multidisciplinario y de diversas áreas deberá estar involucrado repensando y establecimiento las mejores prácticas (más eficientes) que deberán ser la ruta de mapa a seguir por la organización.

Auditoría de la Información:

Este paso consiste en determinar y diagnosticar la información interna, la información externa, información crítica (puede salir después de una matriz de riesgo), las fuentes generadoras y receptoras de información. Como resultado se deberá tener un mapa de conocimiento, es decir, la información y conocimiento calzada con los los procesos organizacionales. Esto implica un levantamiento de información con las personas involucradas, revisando el modelo actual y contrastando con los modelos objetivos.

Definición de Requerimientos:

Engloba aspectos sobre la estructuración de contenidos, (definir contenidos externos, internos, por áreas), customizaciones, niveles de acceso, estructuras jerárquicas, métricas de actualización, asignación de permisos, roles, etc 

Concretar Fases:

El despliegue debe ser gradual, inicialmente la primer fase deberá responder a un 80/20, el 80% de las consultas se satisfacen con el 20% del contenido. Inicialmente focalizar lo más relevante para el “día a día”.  

Diseño y Parametrización:

Debe primar lo simple, Nielsen considera que una intranet debe tener mínimo 3 bloques:  Directorio que estructure el contenido, buscador que indexe la páginas y las novedades de la organización. Mantener el estilo corporativo es vital para tener coherencia dentro y fuera. Importante recordar aquellos documentos o información que salen de la empresa deberán preservar la imagen corporativa.

Formación:

“La creación de un equipo inicial y la concreción de responsabilidades son elementos clave”.Adela d’Alòs-Moner En una primera fase se deberán formar los “adoptadores tempranos”, es decir los primeros “proveedores internos” y los principales usuarios. En una segunda fase deberá involucrarse a toda la organización.

Marketing Interno:

Ideal empezar a promocionar internamente (Campañas de expectativa) el tema de la intranet para empezar el proceso de sensibilización al interior de la empresa. Es más relevante cambiar la cultura empresarial que la misma puesta en marcha de la Intranet. Es aconsejable tener líderes internos en la empresa que creen expectativa, recopilen sugerencias y recomendaciones.

Mantenimiento:

Las actualizaciones y uso permanente de la Intranet son garantías de un éxito continuo y sostenido, para esto debe dejarse claridad en las personas responsables. 

Evaluación:

Un estudio realizado por Knowledge Development Centre, de Cranfield University considera que si el 40% de los usuarios potenciales hacen uso diario de la intranet, se podrá catalogar como exitosa. Adicional es vital recopilar retroalimentación de los usuarios, mejorar o detrimentos en las relaciones y procesos, aspectos técnicos de la herramienta, entre otros.

Errores Frecuentes:

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• Mal entendimiento de las necesidades. Origina mala estructuración.

• Fallos en plan inicial. Descoordinación de áreas.

• Contenidos no actualizados.

• Información deficiente.

• No haber previsto relación de la intranet con otras aplicaciones.

• Responsabilidades no delimitadas de forma suficiente.

• Procedimientos no descritos desde el inicio.

• No compromiso de la dirección.

• Promoción internamente beneficios, no tecnología.

• Crear y comprometer un equipo de trabajo.

“Con demasiada frecuencia se considera la Intranet como un proyecto tecnológico cuando en realidad es un proyecto estratégico”.

Actualmente mediante herramientas bastante amigables como Google Apps  permiten proveer una herramienta corporativa para el desarrollo de las intranet nuvo iso

 

Fuentes:

Jackob Nielsen. Usabilidad Diseño de Sitios Web. Prentice Hall, 2000. pp. 264-294. Isbn 84-205-3008-5.

Adela d’Alòs-Moner. Doc6. Consultores en Recursos de Información.